Deine Website sorgt für Struktur! 5 Schritte zur Effizienzsteigerung

Seit mehr als 24 Jahren erstelle ich Website und immer wieder bemerke ich, wie sehr eine Website meinen Kunden die Arbeit erleichtert. In Kombination mit verschiedenen Tools und KI ergeben sich fast schon ungeahnte Möglichkeiten. Eine Website ist schon lange kein Flyer oder umfassende Image-Broschüre. Eine Website ist vielmehr ein Tool, dass dir hilft deine Kunden besser zu verstehen, potenzielle Kundengruppen zu erschließen um ein Gespräch zu beginnen. Ebenso kannst du deine Dokumente , Fragebögen und Anleitungen aufnehmen und organisieren, sodass du dir deine Arbeit erleichterst.

Eine Website die inspiriert

Eine Website kann den Nutzern aufzeigen, wie viel sie selbst gestalten und steuern können. Sie weckt Begehrlichkeiten und inspiriert zu neuen Ideen und erweitert den Horizont. Plötzlich wird deutlich, dass sich Möglichkeiten erschließen, die zuvor unvorstellbar waren. Neue Denkmuster entstehen, und da Automatisierung, Digitalisierung und Künstliche Intelligenz (KI) allgegenwärtig sind, strebt man verstärkt nach digitalen Lösungen, die lästige Arbeitsprozesse vereinfachen.

Durch eine gut strukturierte Website können verschiedene Arbeitsbereiche effizient gebündelt werden – sei es für Aufgaben wie Dokumentenmanagement, Archivierung oder Arbeitsabläufe. Hier einige zentrale Funktionen:

1. Kundenbereich: Eine flexible und anpassbare Imagebroschüre, die dynamisch auf die Anforderungen der Kunden reagiert.
2. Administratorenbereich: Die Plattform zur Verwaltung und Bearbeitung von Inhalten.
3. Mitarbeiterbereich: Ein System zur Bereitstellung von Daten, ohne Bearbeitungsfunktion.
4. Kundenspezifische Bereiche: Zugriff für jeden Kunden auf individuell freigegebene Dokumente und Informationen.

Sollten Schulungen oder Seminare kostenpflichtig angeboten werden, ist es wichtig, ein sicheres und buchhalterisch korrektes Bezahlsystem zu integrieren. Aus Sicherheitsgründen empfiehlt sich eine separate Umsetzung der Zahlungsabwicklung.

Automatisierung Schritt für Schritt umsetzen:

1. Identifizierung belastender Aufgaben
   Im ersten Schritt sollten Tätigkeiten, die den Mitarbeitern am meisten Frust bereiten, priorisiert und automatisiert werden. Dies erhöht nicht nur die Zufriedenheit, sondern mindert auch die Unsicherheit gegenüber neuen Technologien. Beispiele:
   • Automatisierung von E-Mail-Prozessen,
   • Bereitstellung von Muster-E-Mails,
   • Vorlagen für Formulare und Präsentationen hinterlegen,
   • Inhalte als Links zugänglich machen, um das Suchen zu minimieren.
2. Mitarbeiterwünsche und Tools abstimmen
   Es ist entscheidend, Mitarbeiterbedürfnisse zu sammeln, zu vergleichen und gemeinsam mit IT-Experten und Webdesignern geeignete Tools auszuwählen. Die Tools sollten nicht nur theoretisch passen, sondern konkret auf den jeweiligen Anwendungsfall zugeschnitten sein. Oftmals sind bestehende Systeme wie Teams oder Word in Kombination mit der Website bereits ausreichend, um Erleichterungen zu schaffen.
3. Inhalte standardisieren und digital bereitstellen
   Nach und nach sollten Inhalte vereinheitlicht, digitalisiert und über Links bereitgestellt werden, sodass sie für Mitarbeiter und Kunden gleichermaßen einfach abrufbar sind – und das geräteunabhängig.
4. Schrittweise Erweiterung durch neue Systeme
   Im weiteren Verlauf können zusätzliche Systeme integriert werden, um weitere Arbeitsschritte zu erleichtern, gegebenenfalls unter Nutzung von KI. Hier bieten sich auch Arbeitsanweisungen und Hilfen zur Anwendung an, um die Einführung neuer Systeme zu erleichtern.
5. Kundendaten effizient erfassen (CRM)
   CRM-Tools ermöglichen die Erfassung von Kundendaten, die direkt mit der Website verbunden werden können. Informationen lassen sich automatisiert in Datenbanken übertragen, was die Effizienz weiter steigert.

Eine gut durchdachte, automatisierte Website bietet nicht nur mehr Effizienz, sondern schafft Freiraum für kreative Lösungen und eine zukunftsweisende digitale Arbeitsumgebung. (Die VBLP-Website siehst du hier).